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业务合同签订指引

作者:广东省湖南汨罗商会 浏览: 发表时间:2020-11-26 15:30:24

业务合同签订指引

 

本指引适用于公司对外签订业务合同之一般情形,如公司签约时存在特殊情况的,应注意根据实际情况进行调整。

 

1. 合同签署前应要求相对方提供以下证明文件

1.1. 相对方为经过工商登记的商业主体  

1.1.1. 营业执照复印件(加盖公章)

1.1.2. 签约代表授权委托书(加盖公章)

1.1.3. 签约代表身份证复印件(签字)

1.2. 相对方为自然人

1.2.1. 身份证复印件(签字)

1.2.2. 护照复印件(签字)

1.3. 总结:收到相对方上述证明文件后可到相关行政部门网站“企查查”、“天眼查”等网站上查询核对证明文件真实性。

 

2. 合同签署前对缔约方的背景调查

在合同签订前,如缔约方为首次合作方,应注意调查缔约方的背景信息(比如是否涉及重大诉讼、是否被法院列入失信被执行人名单、注册资本金额大小)。可通过“企查查”、“天眼查”等网站查询缔约方的相关背景信息,如缔约方涉及重大诉讼或被法院列入失信被执行人名单的,则应注意缔约方的履约能力风险

 

3. 合同手工填写具体要求

3.1. 尽量减少手工填写处;

3.2. 手工填写应字体完整、清晰、无错字或别字;

3.3. 所有手工填写的部分不允许有涂改或涂抹;

3.4. 必须使用黑色或蓝黑色墨水的钢笔或签字笔书写。  

 

4. 合同条款要求

4.1. 合同条款版面、格式应美观,通篇保持规律一致;

4.2. 合同条款序号应连续,不能重号或断号,各条下属的款、项序号类型应保持一致;

4.3. 合同条款内容必须填写完整,勿留空白待填处(按最高人民法院的案例,如合同中为空白的,视为授权对方填写空白处)                                    

4.4. 相对方提供发票的,应在合同中约定发票的税费由相对方承担。

4.5. 如合同中约定争议解决条款的,应注意受理合同争议的司法或仲裁机构是否较远(如约定在内蒙古或西藏的法院起诉,则有可能会导致争议发生时的维权成本过高);

4.6. 应关注合同中的违约责任是否过高;

4.7. 尽量避免在合同中约定以私人账户收取货款 

 

5. 签约日期要求 

5.1. 合同签署日期处不能为空,双方签署日期应保持一致,建议在打印前在合同尾页签约日期处统一填写电子版的签约日期; 

5.2. 原则上合同不允许倒签(倒签即双方已经实际履行后补签合同),必须在双方实际 履行前签署书面合同; 

5.3. 合同倒签的,双方签署日期应保持一致,倒签到合同期限起始日期前。  

 

6. 需要加盖双方公章或合同章的地方

6.1. 合同中手填涂改或涂抹处;

6.2. 合同尾页双方签章处;

6.3. 签约证明文件、授权书; 

6.4. 所有合同及附件,必须加盖骑缝章。  

 

7. 其他注意事项 

合同中的批注是为业务部门在对外洽谈合同或者走公司内部审批流程时提供的参考意见,在将合同提供给相对方前应将律师或公司其他同事的批注删除

 

8. 业务合同签订后风险防范

对于货物销售合同,现在一般是通过物流公司或自行将货物运输给客户,由客户的员工签收。为证明货物已经发放给客户,在每次发货给客户时,应做到:

8.1. 取得物流公司的收货单(收货单需由物流公司签署盖章),如有可能,通过物流公司取得客户签署的送货单。

8.2. 发货后,可将发货单电子版本通过电子邮件、微信或QQ等方式发给客户,由客户回复确认其已收到相应货物(应通过业务合同上客户列明的电子邮箱、微信或QQ联系客户,而且,尽可能以电子邮件的方式联系客户)。

8.3. 建立档案制度,每个客户所相关的业务合同、收货单/送货单、电子邮件或微信或QQ联系记录均应及时归档保存(由于微信或QQ的聊天记录中的文件会被定时清理,请注意保存时限)。